In diesem Artikel:

Einführung und Übersicht

Für die reibungslose Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen bei Verfahren, die über B_I eVergabe abgewickelt werden, nutzen Sie am besten die Browser Mozilla Firefox oder Google Chrome. Der Internet Explorer wird seit 2015 nicht mehr weiter entwickelt und kann Probleme in der Anwendung verursachen.

Der Auftraggeber entscheidet, auf welcher Plattform die Unterlagen zur Verfügung gestellt werden (siehe Bekanntmachung). Zudem ist er "Herr des Verfahrens" und allein für den Inhalt der Unterlagen, Fristen sowie für Dateiformate zuständig! 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie einfach den Auftraggeber über den Menüpunkt Mitteilungen.

Weitere allgemeine Informationen zu Ausschreibungen erhalten Sie hier oder im folgenden Video:

 

Für das Erstellen Ihres Angebotes (dies gilt ebenso für Teilnahmeanträge und Bewerbungen) wählen Sie den Menüpunkt Meine Vergaben. Dort gelangen Sie zu allen Verfahren, an denen Sie elektronisch teilnehmen möchten und die Sie zu Ihrer Liste hinzugefügt haben. Dies sind Vergaben, zu denen Sie Unterlagen heruntergeladen oder Angebote bzw. Bewerbungen vorbereitet oder abgegeben haben.

Klicken Sie im Bereich "Meine Vergaben" rechts auf den Stift und öffnen Sie die gewünschte Vergabe:

Haben Sie die gewünschte Vergabe noch nicht in Ihrer Liste, können Sie diese über das Suchfeld suchen und die Teilnahme bestätigen (siehe auch Meine Vergaben in der Übersicht).

Nach dem Öffnen der Vergabe können Sie Ihre Teilnahmen am Verfahren bearbeiten und die Details einsehen - die Übersicht zur Vergabe erscheint:

Nun können alle Funktionen der elektronischen Vergabe bzw. alle möglichen Funktionen dieser Vergabe gesehen und genutzt werden.

Ob Sie bei diesem Verfahren einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot über die Plattform abgeben können, verrät Ihnen der entsprechend hervorgehobene Menüpunkt. Ist das Feld  Angebote hervorgehoben (so wie hier), handelt es sich um ein Verfahren, bei dem eine elektronische Angebotsabgabe möglich ist bzw. bei dem Sie zur Erleichterung für die schriftliche Angebotsabgabe Formulare online ausfüllen können.

Da es sich hier um eine klassische öffentliche Vergabe handelt und nicht um ein Verfahren, bei dem zuvor ein Teilnahmeantrag abgegeben werden muss, ist der Punkt "Teilnahmeantrag" ausgegraut und nur die Abgabe eines Angebotes möglich.

 

Einen Teilnahmeantrag/eine Bewerbung abgeben

Wenn das Feld  Teilnahmeantrag hervorgehoben ist, liegt ein Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vor, bei dem sich alle interessierten Firmen bewerben können.

Hierbei handelt es sich:

Um Ihre Teilnahme zu bekunden, können Bieterfirmen über Teilnahmeantrag erstellen / bearbeiten eine elektronische Bewerbung (einen Teilnahmeantrag) abgeben.

Im Video: Was sind die Unterschiede zwischen den nationalen Verfahrensarten?

Die Vorgehensweise für die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten ist nahezu identisch. Daher beschränken wir uns hier auf die Abgabe eines Angebotes.

 

Angebot erstellen: Unterlagen hochladen/übermitteln

Vorbereitung

Informieren Sie sich in der Bekanntmachung / in den Unterlagen und vor allem in der Übersicht zur Vergabe über die Rahmenbedingungen der Vergabe wie Fristen und Abgabeform (Signaturform) für das Angebot, z.B. Textform oder elektronische Signatur / elektronisches Siegel.

Die in der Regel zu verwendende Form der Angebotsabgabe (Signaturform) Textform bedeutet, dass keine Unterschrift / Signatur von Nöten ist, sondern nur der Vor- und Nachname der erklärenden Person neben dem Firmendaten im Angebotsschreiben stehen muss.

 

Beachten Sie zudem, ob Sie Nebenangebote und/oder mehrere Hauptangebote abgeben dürfen. Eine Abgabe von Nebenangeboten ist hier möglich, die Abgabe mehrerer Haupangebote jedoch nicht. 

Kontrollieren Sie bei Vorliegen einer Präqualifizierung (PQ), ob diese für die Erbringung von Nachweisen zulässig ist (in der Regel zulässig) und suchen Sie die Angaben hierzu (PQ-Nummer/PQ-Stelle) heraus. Diese Daten müssen ins Angebotsschreiben eingetragen werden.

Behalten Sie die Fristen im Auge und beachten Sie Änderungen am Verfahren.

Sobald Sie alle Unterlagen, die zurückgegeben werden müssen, heruntergeladen, gesichtet, ausgefüllt und vorbereitet haben, können Sie starten. Das Ausfüllen von Formularen/beschreibbaren Dokumenten im Bereich "Angebote" ist natürlich später auch jederzeit bis Fristende möglich.

Haben Sie die Unterlagen noch nicht heruntergeladen, holen Sie dies einfach über den Menüpunkt "Unterlagen / Nachweise" nach und klicken am Anfang oder Ende der Seite auf "Alle herunterladen".

 

Angebotserstellung

Fangen Sie einige Tage vor Ende der Abgabefrist an, die Unterlagen vorzubereiten. Laden Sie bereits fertige Dokumente hoch. Automatisch wird immer der letzte Stand der Bearbeitung gespeichert.

Beginnen wir nun mit der Erstellung des Angebotes. Klicken Sie dazu auf Angebot erstellen, um alle wichtigen Dateien hochzuladen:

Sie können auch eine bereits angefangene Angebotsabgabe fortsetzen oder ein Angebot mit hochgeladenen Unterlagen ändern. Solange die Angebotsfrist nicht erreicht ist, haben Sie Zugriff auf Ihr Angebot. Sie können alles bearbeiten, ändern und das Angebot auch zurückziehen.

Zunächst müssen Sie festlegen, ob das Angebot als Haupt- oder Nebenangebot gelten soll.

Wählen Sie nun, ob Sie ein "normales" Haupangebot abgeben wollen oder, ob Sie zusätzlich ein Nebenangebot abgeben möchten.

Nach der entsprechenden Wahl wird ein Titel vorgeschlagen und Sie klicken auf Speichern:

 

Sie können Ihrem Angebot hier natürlich auch eine individuelle Bezeichnung geben, z.B. "Hauptangebot Firma Mustermann für Vergabestelle Musterstadt", bzw. den vorgeschlagenen Titel ergänzen.

 

 

Übersicht und Hochladen der Dateien/Nachweise

Nach dem Speichern sehen Sie unten folgend Ihr geöffnetes und zu bearbeitendes Angebot mit den geforderten Unterlagen und Nachweisen, also den Angebotsunterlagen, die für das Verfahren wichtig sind:

Zum einen werden Ihnen die Dokumente angezeigt, die der Auftraggeber zur Verfügung stellt und die zurückgegeben werden müssen. Zum anderen wird aufgeführt, welche Nachweise gefordert sind und welche zusätzlichen Nachweise erbracht werden können.

Die Unterlagen / Nachweise werden vom Auftraggeber in verschiedene Klassen unterteilt bzw. hierfür Bereiche definiert. Das System schlägt gewisse Formulare und Formblätter sowie die unten genannten Klassen vor. Dies sind jedoch keine Pflichtvorgaben. Der Auftraggeber kann auch individuell vorgehen und z.B. nur ein großes Dokument zur Verfügung stellen. Bei Fragen zum Inhalt, Datei-Format oder zu fehlenden Unterlagen (z.B. GAEB-Datei) fragen Sie bitte über Mitteilungen beim Auftraggeber nach.

Stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen, indem Sie die Dokumente von oben nach unten abarbeiten. Klicken Sie hierzu auf eine Unterlage, wählen Sie dann über “Dokument hochladen” die gewünschte Datei auf Ihrem PC und laden Sie diese anschließend hoch.

 
Folgende Art und Klassen von Unterlagen / Nachweisen können Sie vorfinden:

Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen

Hier finden sich die wichtigsten Dokumente für Ihr Angebot, die Sie hochladen und zurückgeben müssen, z.B. das Angebotsschreiben oder die Eigenerklärung zur Eignung:

In unserem Beispiel müssen 4 Unterlagen zurückgegeben werden. Geben Sie, falls Sie keine Nachunternehmer beschäftigen, das entsprechende Dokument einfach leer zurück. Im unteren Bereich bei - Die hier angezeigten Belege können vom Auftraggeber bei Bedarf von Ihnen abgefordert werden - stehen die Unterlagen (hier ist es die "Aufgliederung der Einheitspreise"), die erst auf Nachfrage hochgeladen werden müssen.

Sie können in diesem Bereich, sobald (wie hier) auf den B_I Formularmanager hingewiesen wird, hinterlegte Formulare online ausfüllen und die erzeugte und abgespeicherte PDF wieder hochladen. Fehlt dieser Hinweis, verwendet der Auftraggeber leider nicht die üblichen Standardformulare.

Steht dort:

Hat der Auftraggeber eigene Dokumente, z.B. spezielle Formulare zur Verfügung gestellt, die Sie auf unserer Plattform nicht online ausfüllen können, benötigen Sie eigene Programme, z.B. den Adobe Acrobat Reader zum Beschreiben/Ausfüllen einer PDF.

Für das Hochladen einer Datei, das Ausfüllen eines Formulars bzw. für die Details zur Unterlage klicken Sie nun in die Zeile des jeweiligen Dokumentes oder rechts auf den Stift-Button:

Es öffnen sich die Optionen und Details zur Unterlage:

Die Details zur Unterlage zeigen alles Wichtige rund um diese Unterlage: Den Titel, die Beschreibung der Unterlage, die Optionen der Abgabe/Signierform (hier Textform) und die bereitgestellte Datei des Auftraggebers (Ansicht mittels Download-Buttons).

Als Option wird angezeigt, dass Sie das Angebotsschreiben als Formular online ausfüllen und eine PDF speichern können. Dies ist nur möglich, wenn der Auftraggeber Formulare nutzt.

 

 

Sie können die PDF oder ein anderweitig ausgefülltes, gespeichertes Angebotsschreiben dann wieder zurückgeben über Dokument hochladen. Wählen Sie nach Klick auf den Button den Speicherort des Dokumentes aus. Dieser Dateiupload ist unbedingt Notwendig!

Es gibt ausfüllbare Formulare und Unterlagen, bei denen kein Formular ausgefüllt werden kann, sondern nur ein vorbereitetes Dokument (z.B. die von Ihnen erstellte Leistungsbeschreibung) hochgeladen wird.

Wenn Sie auf den Button Dokument hochladen klicken, um eine bestimmte Unterlage hochzuladen, öffnet sich das Uploadfenster Unterlage / ausgefülltes Formular hochladen:

Hier ist vorgewählt, dass das Dokument, das Sie gleich hochladen, für diese Unterlage gelten soll.

Sie können dem System jedoch auch sagen, dass Ihre Datei sich auch auf weitere Unterlagen/ Nachweise beziehen soll. Zum Beispiel soll das Angebotsschreiben mit den Angaben zur Präqualifizierung auch als Nachweis für Angaben zur Sozialversicherung und alle weiteren geforderten Nachweise gelten.

Klicken Sie dann vor dem Hochladen alle Unterlagen / Nachweise an, auf die sich Ihre Datei bezieht und was mit dieser Datei alles nachgewiesen werden soll. Dann klicken Sie auf Durchsuchen und wählen die jeweilige Datei auf Ihrem PC aus.  

Wenn Sie nur eine große Datei zusammengestellt haben, in der sich alle geforderten Unterlagen und zu erbringenden Nachweise befinden, klicken Sie vor dem Hochladen der Datei Alle auswählen an und haben damit alles erledigt.

Nach dem Hochladen sehen Sie nach Klick in die jeweilige Unterlage, welche Datei Sie hierzu hochgeladen haben. Eine Ansicht/Änderung der Datei ist hier nicht mehr möglich, da die Datei aus Sicherheitsgründen gleich verschlüsselt wurde, wie Sie am Zusatz pkcs7 sehen können.

Sie können aber anhand des Dateinamens sehen, welche Datei sich hierzu auf Ihrem PC befindet und diese kontrollieren. 

 

 

 

 

Nach erfolgtem Upload sehen Sie in der Übersicht der Unterlagen links bei der jeweiligen Unterlage ein Uploadsymbol und haben diesen Punkt erledigt:

 
Löschung/Änderung einer Datei bzw. Änderung des Angebotes

Wünschen Sie eine neue Datei hochzuladen, müssen Sie zunächst die hochgeladene Datei löschen. Klicken Sie hierfür noch einmal in die Details der Unterlage und auf den Stift-Button neben der hochgeladenen Datei.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sie sehen nun den Namen der Datei, wann diese hochgeladen wurde und auf welche Unterlagen/ Nachweise sie sich bezieht.

Klicken Sie links unten nun auf Löschen und bestätigen Sie die Löschung.

 

 

 

 

 

 

Danach können Sie wieder über den Klick in die Zeile der Unterlage und die sich öffnenden Details eine neue Datei hochladen. Klicken Sie auf den Button "Dokument hochladen", der wieder aktiv ist. Geben Sie an, auf welche Unterlagen/ Nachweise sich die Datei bezieht, die hochgeladen werden soll und setzen Sie entsprechend die Häkchen. Gehen Sie auf "Durchsuchen", wählen Sie die entsprechende Datei und gehen Sie auf "Hochladen".

Unter den Unterlagen folgen in der Regel die Nachweise.

 

Nachweise, die Sie erbringen müssen, z.B. per Präqualifikation

Hier werden vor allem die Nachweise aufgeführt, die Sie erbringen müssen, um als zuverlässiges und geeignetes Unternehmen zu gelten, z.B. die "Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation". In der Regel können diese Nachweise auch per Eigenerklärung oder Präqualifikation erbracht werden.

 

Nachweis per Eigenerklärung erbringen

Über Dokument hochladen und Auswahl der Unterlagen / Nachweise, auf die sich die Datei bezieht (wie oben beschrieben), geben Sie vor dem Hochladen der Datei "Eigenerklärung" an, dass die Eigenerklärung" für alle Nachweise, die Sie erbringen müssen, verwendet werden soll.

Nachweis per Präqualifikation erbringen

Entsprechend wird dies bei der Präqualifikation (PQ) umgesetzt. Das Angebotsschreiben, in welches die PQ-Daten eingetragen werden, gilt in der Regel auch für alle geforderten Nachweise als Beweis der PQ. Sie können natürlich zusätzlich auch eine PQ-Bestätigung (muss die PQ-Nummer und PQ-Stelle enthalten) an dieser Stelle hochladen und als Nachweis für alle geforderten Nachweise erbringen.

Soll der Nachweis der Eignung per PQ erfolgen, wählen Sie bei Klick in das Angebotsschreiben zusätzlich weiter unten alle Nachweise aus (hier sind es die 4 Nachweise mit "Angabe...") . Dann laden Sie über "Durchsuchen" und "Hochladen" das ausgefüllte Angebotsschreiben mit den PQ-Angaben hoch.

Wichtiges zur PQ: Präqualifikation ist die vorgelagerte, auftragsunabhängige Prüfung der Eignungsnachweise. Damit kann jedes Unternehmen durch Eintragung in die PQ-Liste bzw. PQ-Datenbank künftig seine Eignung gegenüber den öffentlichen Auftraggebern nachweisen. Weitere Informationen erhalten Sie für den Bereich VOB (Bauleistungen) beim PQ-Verein. Für den VOL-Bereich ist das Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) der Industrie- und Handelskammern bzw. der zugehörigen Auftragsberatungsstellen zuständig.

 

 

 

Gut zu wissen! Öffentliche Auftraggeber müssen grundsätzlich die Eignungsnachweise der Präqualifikation akzeptieren. Zusätzliche Nachweise, wie z.B. Auszüge aus den Landeskorruptionsregistern können ggf. zusätzlich verlangt werden.

 

Im Video: Alles Wichtige zu den Eignungsnachweisen und Nachweisen.

 

Unterlagen zur Kenntnisnahme

Hier stehen die Unterlagen drin, die Sie nur zur Kenntnis nehmen müssen, z.B. die Teilnahmebedingungen. Sie müssen diese Unterlagen genau lesen und berücksichtigen, müssen diese jedoch nicht zurückgeben:

 

Ihre hochgeladenen Unterlagen/zusätzliche Dateien hochladen

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Dateien, die Sie hochgeladen haben und können über Datei hochladen noch Ergänzungen/Änderungen vornehmen:

Wie erwähnt, wurden die Dateien beim Hochladen verschlüsselt (Dateizusatz "pkcs7") und sind daher nicht mehr einsehbar. Anhand des Dateinamens können Sie die Datei jedoch auf Ihrem Rechner finden und dort kontrollieren.

Wünschen Sie eine zusätzliche Datei z.B. "Referenzen" hochzuladen, die kein fester Bestandteil der Unterlagen des Auftraggebers ist, tun Sie dies über den Button Zusätzliche Datei hochladen. Wählen Sie die gewünschte Datei über "Durchsuchen" aus und klicken Sie dann auf "Hochladen".

Bitte achten Sie darauf, keine großen Dateimengen größer zu übermitteln, z.B. sehr große Bilddateien! Die maximale Dateigröße im System beträgt 50 MB. Auftraggeber können auch Probleme bei der Öffnung zu großer Dateien bekommen bzw. die Öffnung des Angebots kann zu lange dauern (je nach Dateigröße/Internetgeschwindigkeit) und gegebenenfalls nicht durchgeführt werden.

Das System erinnert Sie an die Freigabe und fehlende Unterlagen und warnt Sie, solange Sie noch nicht alle geforderten Unterlagen hochgeladen und das Angebot noch nicht abgesendet haben:

Haben Sie nun alles erledigt? Dann senden Sie Ihr Angebot ab und erteilen Sie die Freigabe.

Auf dem gleichen Weg über "Angebot erstellen" können Sie nun bei Zulässigkeit ein 2. Hauptangebot oder ein Nebenangebot abgeben.

 

Angebot absenden und freigeben/abgeben, ein Protokoll erhalten

Sie haben alle notwendigen Unterlagen hochgeladen und Nachweise erbracht? Kontrollieren Sie dies bitte auf Vollständigkeit! Sie sehen in Ihrem Angebot und bei jeder Unterlage, ob alles abgearbeitet wurde mittels des Upload-Pfeils. Fehlt eine Angabe, öffnen Sie die jeweilige Unterlage und laden hierzu noch ein Dokument hoch.

Möchten Sie z.B., dass das Angebotsschreiben mit den PQ-Angaben für alle Nachweise gilt und haben zuvor vergessen, beim Hochladen des Angebotsschreibens die Häkchen auch bei den Nachweisen zu setzen, um den Bezug herzustellen: Gehen Sie noch einmal in die Unterlage auf "Dokument hochladen" und setzen die Häkchen nach. Haben Sie die Nachunternehmerleistungen vergessen, gehen Sie in die Zeile und laden das Dokument hoch. Möchten Sie diese oder eine Bietergemeinschaft nicht nachweisen/bilden, laden Sie einfach ein leeres Dokument hoch.

Sind alle notwendigen Unterlagen hochgeladen worden, springt die obige Anzeige um und erinnert Sie nur noch an die Freigabe: 

Sie sehen nun in jeder Zeile einer geforderten Unterlage links den Upload-Pfeil und haben damit alles Erforderliche hochgeladen:

Kontrollieren Sie auch noch einmal unten bei Ihre hochgeladenen Unterlagen, ob alles, was Sie hochladen sollten und wollten, dabei ist:

 

Sollte eine oder mehrere Unterlagen fehlen merkt das System, dass an einer oder mehreren Stellen (bei Unterlagen, die Sie zurückgegeben müssen und/oder Nachweise, die Sie erbringen müssen) eine Angabe/Datei fehlt und Sie sehen unten im Angebot die Warnung Es fehlen: ... Unterlage(n):

 

Sollten Unterlagen fehlen, erinnert Sie beim Absenden des Angebotes die Plausibilitätsprüfung unseres Systems daran. Bitte kontrollieren Sie bei einer Warnung, welche Unterlagen fehlen könnten und laden Sie diese hoch. Danach senden Sie Ihr Angebot einfach ab. Sie können Ihr Angebot natürlich auch absenden und freigeben, wenn eine Unterlage fehlt, z.B. die Erklärung zur Bietergemeinschaft, die sie nicht bilden möchten.

Hinweis:

 

 

 

 

 

 

 

 

Bei einigen Teilnahmewettbewerben kann es zurzeit fälschlicherweise zu dieser Fehlermeldung kommen, obwohl alle für den Teilnahmeantrag bzw. das folgende Angebot notwendigen Unterlagen hochgeladen wurden. Dies hat mit den veränderten Bedingungen für Teilnahmewettbewerbe und der Unterschiedlichkeit der Durchführung durch den Auftraggeber zu tun.

 

Alles ist erledigt und Sie wollen Ihr Angebot abgeben? Dann betätigen sie bitte den Button Angebot absenden und bestätigen Sie über Freigeben die Freigabe (Abgabe) des Angebotes bzw. Teilnahmeantrags.

Warten Sie bitte einen Moment, die Daten werden übertragen und ein Protokoll vorbereitet.

 

Sie können nun genau sehen, dass die Freigabe (Abgabe) erteilt wurde und können ein Protokoll anfertigen lassen. Dieses Protokoll mit allen wichtigen Daten zur Vergabe und abgegebenen Dateien finden Sie als PDF-Datei (je nach Einstellung, wo Sie heruntergeladene Dateien abspeichern) auf Ihrem PC, z.B. bei den Downloads. Eventuell werden Sie auch vom Browser gefragt, wo Sie die Datei abspeichern möchten.

Sie sehen nun nach dem Absenden des Angebotes und der Freigabe, dass alle Unterlagen übermittelt worden sind mittels des linken grünen Häkchens und wann die Freigabe erteilt wurde. Nun kann nichts mehr geändert werden, es sei denn, die Freigabe wird zurückgezogen und die Angebotsfrist ist noch nicht beendet.

 

Ganz oben über "Protokoll" oder "Freigabe-Protokoll" können Sie nun ein Freigabe-Protokoll herunterladen und ausdrucken:

 

   

In diesem Protokoll, das jederzeit heruntergeladen, angezeigt, abgespeichert oder ausgedruckt werden kann, sehen Sie alle wichtigen Daten der Vergabe und, welche Dateien Sie zurückgegeben haben. Sie sehen sogar genau, zu welcher geforderten Unterlage Sie welche Datei hochgeladen haben. Da die Dateien verschlüsselt sind (pkcs7. steht am Ende der Datei) können Sie diese nicht mehr öffnen. Sie haben die Datei gleichen Namens aber auf Ihrem Rechner und können diese dort jederzeit zur Kontrolle einsehen.

 

Bei Erreichen der Angebotsfrist wird Ihr fertiges/freigegebenes Angebot automatisch abgegeben. Es kann nun nicht mehr geändert oder zurückgezogen werden und liegt dem Auftraggeber zur Prüfung bzw. Wertung vor.

Bei Wunsch und Möglichkeit können Sie nun ein 2. Hauptangebot oder ein Nebenangebot erstellen (s. Angebotserstellung und weitere Schritte), indem Sie auf "Angebot erstellen" klicken.

 

Haben Sie die Freigabe vergessen, erinnert Sie die Anzeige Nicht abgesendet! an diesen wichtigen Schritt vor Angebotsende:

 

Wurde die folgende Anzeige noch nicht zur Kenntnis genommen. Holen Sie dies bitte, wie beschrieben nach und bestätigen Sie bei Unterlagen / Nachweise, dass Sie auf dem neuesten Stand sind. Dann geben Sie Ihr Angebot frei und senden es ab:

Tun Sie dies nicht, ist die Freigabe zwar trotzdem möglich, aber es gibt diesen Hinweis weiterhin und zusätzlich erscheint bei Freigabe das Warndreieck:

 

 

Bei Notwendigkeit: Unterlagen signieren/elektronische Signatur verwenden

In der Regel werden Angebote nach dem neuen Vergaberecht per Textform abgegeben und müssen nicht mehr signiert werden. Eine Signatur von Unterlagen bzw. des Angebotes ist nur noch in Ausnahmefällen bei Sicherheitsbedenken vorgesehen bzw., wenn eine nationale Vergabe nach dem alten Vergaberecht (VOL) ausgeschrieben wird. Da die VOL aber in den meisten Bundesländern durch die neue UVgO abgelöst wurde, ist dies nur noch bei wenigen Vergaben der Fall. Hier finden Sie nähere Informationen zur Abgabe-bzw. Signierform von Angeboten.

In der Bekanntmachung, in den Unterlagen und ganz übersichtlich in der Übersicht zur Vergabe finden Sie die Information zur Abgabe des Angebotes und die Zulässigen Signaturformen. Hier sehen Sie den seltenen Fall, dass das Angebot bzw. Dateien signiert werden müssen.

Die zulässigen Abgabe-/Signaturformen sind hier:

  1. Fortgeschrittene elektronische Signatur bzw. elektronisches Siegel (die Signatur läuft auf eine Person, das Siegel auf eine Firma, ein Zertifikat/eine Zertifikatsdatei wird erworben)
  2. Qualifizierte elektronische Signatur bzw. elektronisches Siegel (die Signatur läuft auf eine Person, das Siegel auf eine Firma, eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät sind erforderlich):

Der Auftraggeber gibt vor, welches Dokument signiert werden muss, in der Regel ist dies das Angebotsschreiben. Es kann jedoch auch gefordert werden noch eine weiteres Dokument, z.B. die Eigenerklärung, zu signieren. Dies erkennen Sie in der Detailansicht der Unterlage.

Ist die Abgabe per Signatur erforderlich, benötigen Sie eine Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur.

Bitte beachten Sie! Um Teilnahmeanträge bzw. Angebote elektronisch signieren zu können, benötigen Sie ein gültiges Zertifikat bzw. eine Signaturkarte und Signatursoftware. Diese Software SecSigner der SecCommerce Informationssysteme GmbH muss erstmals (kostenfrei) auf Ihrem Computer installiert werden, z.B. über das B_I MEDIEN Portal.

Informieren Sie sich hierzu nach dem Login im Bereich "Meine Vergaben" nach Öffnen der Vergabe in der Übersicht zur Vergabe:

Sollte der SecSigner noch nicht installiert sein, erhalten Sie am Anfang der Seite folgende Anzeige:

 

Wenn Sie unsicher sind, ob der SecSigner bereits installiert ist, klicken Sie rechts unten einfach auf i Test. Das System prüft, ob Ihnen die aktuelle Version dieser Software vorliegt und die Testdatei geöffnet werden kann: 

Nach Klick auf Test erscheint im Fenster die Möglichkeit zu testen, ob die aktuelle Software SecSigner bereits installiert ist:

 

Kann die Testdatei geöffnet werden, ist die Software bereits installiert.

 

 

 

 

 

Möchten Sie die Software erstmals installieren, klicken Sie hier unten rechts in der Übersicht auf Weitere Information:

Nun wählen Sie Ihr Betriebssystem, z.B. Für Windows herunterladen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sie sehen die Datei nun (je nach Browsereinstellung) bei Ihren "Downloads" oder bekommen folgende Option zu Datei speichern angezeigt:

 

 

 

 

Bitte beachten Sie: Für die Installation benötigen Sie ggfs. Administrations-Berechtigungen, sonst lässt sich das Programm nicht speichern!

Haben Sie den SecSigner installiert, gehen Sie im Bereich Angebote zu den Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen, z.B. in das Angebotsschreiben. Rufen Sie die Details auf, indem Sie in die Zeile der Unterlage klicken oder rechts auf den Stift-Button:

 

 

 

 

 

 

 

Sie sehen nun bei Notwendig, dass Sie Zu diesem Dokument eine signierte Unterlage hochladen müssen.

Gehen Sie auf Dokument hochladen und im folgenden Fenster unten auf Hochladen (Signier-Programm öffnen):

 

 

 

 

 

 

Nun öffnen Sie das Signaturprogramm SecSigner. Mit diesem können Sie jetzt die Datei, die Sie elektronisch signieren möchten, öffnen und mittels Karte/Kartenlesegerät bzw. Signaturzertifikat signieren: 

 

 

 

 

 

 

Nach dem Öffnen des Signierprogramms SecCommerce SecSigner klicken Sie auf Dokument laden, öffnen und signieren Sie nun die gewünschte Datei: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Achten Sie beim Hochladen und Signieren der Datei bitte darauf, dass die Datei nicht größer als 4 MB ist. Größere Dateien kann der SecSigner nicht verarbeiten! PDF-Formate sind in der Regel auch nicht größer.

 

 

Angebot ändern, ergänzen & löschen/verspätete Abgaben

Angebot ändern

Ein noch nicht freigegebenes Angebot können Sie ganz einfach weiter bearbeiten.

Sie können Ihren Teilnahmeantrag bzw. Ihr Angebot bis zum Ablauf der Angebotsfrist jederzeit bearbeiten.

Wenn Sie Ihr Angebot schon freigegeben/abgesendet haben und eine nachträgliche Änderung vornehmen möchten, müssen Sie das Angebot zunächst zurückziehen. Dies tun Sie am Ende der Seite Ihres geöffneten Angebotes, indem Sie unten rechts einfach den Button Angebot zurückziehen anklicken:

 

Sie werden nun noch einmal gefragt, soll die Freigabe Ihres Angebotes aufgehoben werden? Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Bearbeiten Sie ihre Unterlagen und Formulare wie gewünscht. Danach müssen Sie ihr Angebot erneut freigeben/absenden.

Nach dem Hochladen sehen Sie nach Klick in die jeweilige Unterlage bei Zu diesem Dokument hochgeladene Datei, welche Datei Sie hierzu hochgeladen haben. Eine Ansicht/Änderung der Datei ist hier nicht mehr möglich, da die Datei aus Sicherheitsgründen gleich verschlüsselt wurde, wie Sie hier im Beispiel "Eigenerklärung zur Eignung" am Zusatz pkcs7 sehen können.

Sie können aber anhand des Dateinamens sehen, welche Datei sich hierzu auf Ihrem PC befindet und diese kontrollieren.

Löschen Sie die Datei, in dem Sie auf den Stift-Button und anschließend auf Löschen klicken und dieses über OK bestätigen.

 

 

 

 

 

 

 

Dann laden Sie wieder über "Durchsuchen" eine neue Datei hoch.

Bei Änderungen! Bitte beachten Sie alle Änderungen am Verfahren. Sie werden auch im Menüpunkt "Angebote" explizit darauf hingewiesen, falls Änderungen am Verfahren vorgenommen worden sind und ein erneuter Download von Dateien notwendig sein sollte. Sehen Sie diese Warnung, wechseln Sie mittels Klick auf "Unterlagen" in den Bereich Unterlagen / Nachweise. Laden Sie dort die neu hinterlegten Dateien herunter und bestätigen Sie erst danach, dass Sie die neuesten Unterlagen zur Kenntnis genommen haben:

 

Danach ändert sich die Warnung im Bereich "Angebote" und weist nur noch darauf hin, dass Änderungen erfolgt sind:

Wurde bereits ein Angebot erstellt und freigegeben, erhalten Sie einen Warnhinweis in Form eines Warndreiecks, der Sie auffordert, Ihr Angebot an die neuen Dokumente anzupassen. Prüfen Sie genau, welche Unterlagen geändert worden sind und, ob Sie Ihr Angebot anpassen müssen. Heben Sie für diesen Fall die Freigabe auf, löschen Sie die veralteten Dokumente und laden Sie die neuen Unterlagen hoch. Dann geben Sie das Angebot erneut frei.

 

 

Verspätete Abgabe oder Fehler bei der Erstellung eines Angebotes

Sollte die Angebotsfrist abgelaufen sein, werden Sie in Ihrem Angebot oben direkt darauf hingewiesen.

In der Regel ist es noch möglich (jedoch meistens nicht sinnvoll), ein angefangenes Angebot verspätet abzusenden. Hierbei wird nach einer Begründung gefragt. Es liegt im Ermessen des Auftraggebers, der jedoch nur im Rahmen des geltenden Vergaberechts handeln darf und alle Bieter gleich behandeln muss, ob ein verspätetet eingegangenes Angebot gewertet oder ausgeschlossen wird. Nach der Angebotsöffnung und Wertung der Angebote ist eine verspätete Abgabe in der Regel meist nicht mehr möglich.

Klicken Sie unten im Angebot auf Angebot absenden und Freigeben, wenn Sie noch versuchen möchten, in die Wertung mit aufgenommen zu werden. Ist der Button "Angebot absenden" gesperrt und nicht anklickbar, ist die Abgabe nicht mehr möglich:

 

Geben Sie dann eine Begründung ein und zwar eine erfolgver-sprechendere, als hier aufgezeigt, z.B. "Aufgrund technischer Probleme ist die Abgabe leider erst jetzt möglich." Klicken Sie dann auf Freigeben und Sie erhalten das Freigabedatum.

 

 

Wenn Sie nach Angebotsende ein Angebot erstellen möchten oder ein weiterer Fehler vorliegt bei der Angebotserstellung, z.B. möchten Sie ein 2. Hauptangebot abgeben oder ein Nebenangebot, welches nicht zugelassen ist, erscheint ein Warnhinweis.

In unserem Beispiel ist beides schief gelaufen, wir sind zu spät dran und mehrere Hauptangebote sind nicht zugelassen:

Wer es doch versuchen möchte, klickt auf "Ja", erstellt sein Angebot und gibt es mit Begründung für die verspätete Abgabe (wie oben beschrieben) frei bzw. sendet es ab, wenn dies noch möglich ist.

 

Nachweise/Informationen nachliefern

Fordert Sie der Auftraggeber auf, eine vergessene oder zusätzliche Datei nachzuliefern, z.B. eine unternehmensbezogene Unterlage/einen Nachweis (vergaberechtlich ist dies für nicht wichtige Unterlagen erlaubt), können Sie diese nach Angebotsende im Verfahren über den Menüpunkt Mitteilungen an den Auftraggeber übermitteln.

Klicken Sie auf Neue Mitteilung schreiben:

Verfassen Sie den notwendigen Betreff, schreiben Sie eine Nachricht und hängen Sie die Datei(en) über Anlage hinzufügen an. Senden Sie nun die Nachricht direkt an den Auftraggeber und vervollständigen Sie somit Ihr Angebot:

 

 

Angebot löschen

Sie möchten Ihr Angebot komplett löschen und haben es noch nicht freigegeben bzw. abgesendet? Klicken Sie in Ihrem Angebot unten einfach auf Angebot löschen und bestätigen Sie die Auswahl:

 

 

Nun bestätigen Sie die Löschung und klicken auf OK.

 

 

Die Anzeige wechselt und Ihr Angebot ist nicht mehr vorhanden, alle Dateien wurden gelöscht:

 

Haben Sie das Angebot schon freigegeben und abgesendet, ist der linke Button Angebot löschen nicht anklickbar. Klicken Sie rechts zunächst auf Angebot zurückziehen: 

 

Bestätigen Sie mittels Klick auf OK diesen Schritt.

 

 

Anschließend können Sie links unten den nun aktiven Button Angebot löschen betätigen:

 

Beachten Sie! Sie können nur zurückgezogene Angebote löschen, freigegebene Angebote können nicht gelöscht werden.

 

Weitere hilfreiche Informationen