In diesem Artikel:
Beachten Sie: Der Auftraggeber entscheidet, auf welcher Plattform die Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Informieren Sie sich hierzu in der Bekanntmachung. Zudem ist der Auftraggeber "Herr des Verfahrens" und allein für den Inhalt der Unterlagen sowie Dateiformate zuständig! Weitere Informationen zu Ausschreibungen erhalten Sie hier oder im folgenden Video.
Im Video: Alles Wichtige über Ausschreibungen
Einführung und Übersicht Unterlagen
Um alle elektronisch verfügbaren Vergabeunterlagen zur gewünschten Ausschreibung einzusehen, klicken Sie einfach auf den Menüpunkt Meine Vergaben. Dort haben Sie das Verfahren entweder schon in Ihrer Liste oder Sie suchen es mittels des B_I Identcodes z.B. D440950081.
Wenn die Vergabe gefunden wurde, klicken Sie einfach auf + Teilnehmen:
Alle Verfahren, an denen Sie teilnehmen, werden in der Liste aufgeführt:
Sie können nun an dem gewünschten Verfahren arbeiten bzw. die Details einsehen, in dem Sie in der entsprechenden Zeile bei Angebotsphase rechts auf den Stift klicken.
Nun öffnet sich die Übersicht zur Vergabe. Hier finden Sie alle wichtigen Daten auf einen Blick, wie Auftraggeber, Abgabe- und Signaturform, Fristen:
Für den Download der Unterlagen klicken Sie einfach auf Unterlagen / Nachweise:
Für den einfacheren Download aller Dateien klicken Sie rechts einfach auf Alle herunterladen:
Nun wird eine Zip-Datei (Zip-Ordner) heruntergeladen (ebenfalls am Ende der Seite möglich) und auf Ihrem Rechner abgespeichert.
Je nach PC-Einstellung, ist dieser Zip-Ordner meist unter den Downloads zu finden. 
Ist Ihnen der Download von ZIP-Dateien nicht möglich aus sicherheitstechnischen Gründen, fragen Sie bitte Ihre IT bzw. Ihren Systemadministrator.
TIPP: Haben Sie kein Datenkomprimierungsprogramm zum Öffnen der Zip-Datei, laden Sie einfach ein kostenfreies aus dem Internet herunter.
Nach dem Download alle Unterlagen, klicken Sie auf Bestätigen, um zu zeigen, dass Sie die aktuellen Unterlagen zur Kenntnis genommen haben. Der Hinweis verschwindet und es erscheint, dass Ihre Unterlagen bzw. Sie auf dem neuesten Stand sind:
Falls Sie die Unterlagen noch nicht heruntergeladen haben, werden Sie vom System an diesen notwendigen Schritt zur Vorbereitung der Angebotsabgabe erinnert mittels der Anzeige: "Bitte bestätigen Sie, dass Sie die aktuellen Vergabeunterlagen zur Kenntnis genommen haben." Laden Sie jedoch erst die Unterlagen herunter und klicken Sie dann erst auf "Bestätigen".
Details und Download einer einzelnen Unterlage
Für den Erhalt weiterer Informationen klicken Sie ganz rechts in die Zeile des Dokuments auf den Stift-Button und lassen sich die Details der Unterlage anzeigen. Für den Download der Unterlage klicken Sie einfach auf das Download-Symbol:
Nun öffnet sich ein Fenster und zeigt die Details zur Unterlage. Sie sehen den Titel, die Beschreibung der Datei, ob das Dokument mit dem Angebot zurückgegeben werden muss und die bereitgestellte Datei des Auftraggebers. Sie haben nun die Möglichkeit, falls Sie die Datei noch nicht runtergeladen haben bzw. nicht wieder finden, über Unterlage herunterladen das Dokument zu öffnen bzw. auf Ihrem Rechner abzuspeichern.
Nutzen Sie die Möglichkeit, vorhandene Formulare online auszufüllen. Nach dem Ausfüllen aller wichtigen Felder erzeugen Sie eine PDF und können diese auf Ihrem Rechner abspeichern. Später bei der Abgabe Ihres Angebots laden Sie die PDF wieder hoch bzw. geben Sie zurück.
Download aller Unterlagen mit einem Klick
Sie möchten alle verfügbaren Vergabeunterlagen zusammen bzw. in einem Ordner herunterladen?
Laden Sie ganz bequem alle Vergabeunterlagen als komprimierten Zip-Ordner herunter. Betätigen Sie einfach am Anfang oder Ende der Seite den rechten Button Alle herunterladen.
Der Download aller Vergabeunterlagen erfolgt nun in einem einzigen Ordner als Zip-Datei. Dies kann je nach Schnelligkeit Ihres Rechners bzw. der Internetverbindung einen Moment dauern.
Speichern Sie den Zip-Ordner über Speichern unter am besten direkt am gewünschten Zielort ab z.B. Desktop. Je nach Browsereinstellung kann es auch sein, dass der Zip-Ordner ohne Nachfrage direkt in Ihren Ordner "Downloads" oder woanders hin geschoben wird.
Sie können eine Datei oder den Zip-Ordner nicht öffnen? Vergewissern Sie sich, dass Sie das notwendige Programm für das Öffnen der Datei haben. Ist dies der Fall: Starten Sie den Download einfach erneut. Fehlt Ihnen ein Programm: Suchen Sie im Internet nach einem geeigneten bzw. kostenfreien Programm.
Bei Änderungen der Unterlagen
Wurden Unterlagen geändert, nachdem Sie die Unterlagen heruntergeladen haben, erhalten Sie eine E-Mail hierzu, die Sie zum Einloggen auffordert (Nicht bei Teilnahmeanträgen). Nach dem Login finden Sie einen Hinweis bei ! Wichtige Benachrichtigungen:
Im Bereich Unterlagen / Nachweise wird Ihnen bei Änderungen an den Unterlagen ein Hinweis angezeigt, der Sie auffordert, die neuen Unterlagen / Dokumente zur Kenntnis zu nehmen:
Wenn Sie dieses erledigt haben, klicken Sie einfach auf Bestätigen.
Art/Klassen von Unterlagen/Nachweisen
Nun kommen wir zur Art der Unterlagen und Nachweise. Die für die Abgabe notwendigen Unterlagen & Nachweise werden vom Auftraggeber in verschiedene Klassen unterteilt. Das System schlägt Bereiche vor und stellt Formulare zur Verfügung, die Verwendung ist jedoch keine Pflicht.
Der Auftraggeber kann individuell vorgehen und z.B. nur eine nicht ausfüllbare PDF-Datei zur Verfügung stellen. Bei inhaltlichen Fragen oder fehlenden Unterlagen (z.B. GAEB-Datei) fragen Sie über "Mitteilungen" einfach beim Auftraggeber nach.
Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen/Formulare
Im oberen Teil finden Sie alle Unterlagen, die Sie zurückgegeben müssen – wie zum Beispiel das "Angebotsschreiben". Wird links neben der Unterlage der grüne Stift-Button angezeigt, müssen Sie den Hinweis zur Abgabe des Dokumentes (Abgabeform/Signierung des Angebotes) beachten z.B. dass diese Unterlage per Textform (in der Regel der Fall) oder elektronischer Signatur/elektronischem Siegel (siehe auch "Übersicht zur Vergabe") abgegeben werden muss:
Sie sehen den Titel der Unterlage und Dateinamen. Im rechten Bereich haben Sie die Möglichkeit, sich die Datei einzeln anzusehen bzw. herunterzuladen oder mittels Klick auf den Stift die Details zu sehen bzw. ggf. die Datei zu bearbeiten.
Wenn der Auftraggeber ausfüllbare Formulare zur Verfügung stellt, sehen Sie dies links anhand des Formular-Icons:
Neben dem Angebotsschreiben kann hier die "Eigenerklärung zur Eignung" und "Preisermittlung" online ausgefüllt werden, indem rechts auf den Stift geklickt wird.
Das Formular kann nun online ausgefüllt werden.
Füllen Sie ein Formular vollständig in einem Rutsch aus. Änderungen können nach dem Speichern nicht vorgenommen werden, da zum Schluss eine PDF erzeugt wird. Möchten Sie an der erstellten PDF-Datei etwas ändern, müssen Sie das komplette Formular erneut ausfüllen und speichern.
Für den Fall, dass das Formular nicht online ausgefüllt werden kann oder es bereits handschriftlich ausgefüllt wurde, können Sie das Formular einscannen und die Datei über den Stiftbutton ganz rechts hochladen. Denken Sie daran, dass wenn die Abgabe in Textform gefordert ist, keine Unterschrift erfolgen soll, sondern der Name der erklärenden Person (Vor- und Nachname) zusätzlich ins Angebotsschreiben eingetragen werden muss!
Benennen Sie die Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen genau so, wie der Auftraggeber es vorgegeben hat z.B. die Datei "Preisermittlung" wird nach dem Ausfüllen als Datei "Preisermittlung" auf Ihrem PC abgespeichert. So vermeiden Sie falsch hochgeladene Dateien.
Nachweise, die Sie erbringen müssen
Danach folgen die, vom Auftraggeber geforderten Nachweise, wie zum Beispiel "Angaben zur Eintragung im Berufs- oder Handelsregister":
Nach Klick auf den Stift rechts erfahren Sie, wie Sie den Nachweis erbringen können z.B. per Präqualifikation, Datei oder Eigenerklärung.
Unterlagen zur Kenntnisnahme
Am Ende finden Sie die Unterlagen, die Sie nur zur Kenntnis nehmen müssen. Diese Dokumente müssen also nur gesichtet und nicht zurückgegeben werden. Wer häufiger an Ausschreibungen teilnimmt, hat hier oft einen gewissen Wiedererkennungswert und wird immer versierter im Lesen.
Rot hinterlegte, durchgestrichene Unterlagen bedeuten, dass der Auftraggeber dieses Dokument nach einer Änderung durch ein anderes ersetzt und die alte Datei ihre Gültigkeit verloren hat, wie hier "Leistungsbeschreibung". Bitte berücksichtigen Sie das neue Dokument bei Ihrem Angebot!
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